Le Contract Manager, piece maîtresse de la securisation des grands projets industriels

La fin des années 1980 a vu un développement sans précédent de l’externalisation au sein des entreprises. D’un modèle très intégré et vertical, les entreprises ont évolué, sur fond de crise économique, vers un recentrage sur leur cœur de métier, externalisant ainsi les activités périphériques pour lesquelles elles n’étaient pas suffisamment compétitives.

Ainsi, la sécurisation des investissements sous-traités, passant par un renforcement du pilotage contractuel, devient un enjeu majeur de performance pour les entreprises. Sécurisation des coûts directs mais aussi indirects via une maîtrise de la qualité et de la relation commerciale qui lie l’entreprise avec ses sous-traitants.

Dans ce processus qui allie achat, management de projet, technique et juridique, le rôle de contract manager est prépondérant. Il convient donc de s’intéresser aux rôles et responsabilités portés par celui-ci ainsi qu’aux clés de réussite de cette activité.

Le contract manager, pilote de la relation contractuelle
Le contract manager doit créer les conditions de la sécurisation du contrat
La position du Contract Manager : entre fermeté et souplesse
Les clés de la sécurisation du projet
Consultant CM Horisis Conseil

Dans le cadre de grands projets industriels, les objectifs devant être sécurisées via le contrat sont nombreux : qualité, coûts, délais, sécurité, respect des exigences environnementales et règlementaires etc. Dans ce contexte, le contract manager, en tant que garant du respect des obligations contractuelles par les deux parties, est la clé de voute de la relation Maître d’Ouvrage-Maître d’œuvre.

Tout au long du contrat, le rôle du contract manager est de sécuriser la position de son donneur d’ordres afin de fiabiliser les résultats du projet tout en réduisant le risque d’être mis en défaut vis-à-vis de ses obligations contractuelles. Pour ce faire, il doit mettre en place l’environnement favorable à la maîtrise des obligations.

En amont de la signature du contrat, il participe à la négociation et à l’élaboration de celui-ci en définissant les leviers contractuels (termes de paiement, bonus/malus, pénalités, conditions de suspensions/résiliation…) qui cadreront et conditionneront le pilotage du projet.

Par la suite, en phase d’exécution du contrat, le contract manager doit s’assurer de la maîtrise des flux d’informations par la définition des circuits de diffusion et de validation dans lesquels le contract manager doit avoir une position centrale lui donnant une vision sur l’ensemble des aspects du projet.

Cependant, vu le nombre d’intervenants et le volume d’informations échangées, le déploiement d’outils de gestion et d’analyse de l’information est indispensable. Ces outils, qui doivent être partagés par toute l’équipe projet, permettent au contract manager d’anticiper les évolutions ou écarts au contrat, de reconstituer rapidement l’historique d’un évènement (modification, réclamation, non-conformité, incidents sécurité…) et de déterminer les responsabilités des parties afin de mettre sous contrôle les risques pour garantir au mieux la réalisation des objectifs du projet.

Pour le contract manager, la « juste » défense des intérêts de son donneur d’ordres signifie réduire au maximum les impacts liés aux modifications et aux réclamations. Néanmoins, l’optimisation des conséquences d’un évènement ne doit pas mettre en péril à plus long terme les objectifs du projet. Aussi, en tant que garant de la relation contractuelle, le contract manager doit savoir, alterner pression et souplesse, sanctions et incitations, fermeté et négociation, afin de contraindre l’autre partie sans jamais rompre la relation.

La réussite du management contractuel au sein d’un grand projet industriel repose sur l’implication forte des parties prenantes internes, sur la maîtrise de l’information, sur l’anticipation des évènements et sur la hauteur de vue déployée par le contract manager dans l’analyse de ceux-ci.

En conséquence, le contract manager doit être pleinement impliqué dans le projet afin de pouvoir identifier tout écart contractuel mais doit conserver un recul lui permettant d’anticiper tout évènement pouvant nécessiter un changement de position contractuelle : changement de phase du projet, réclamation, dérive qualité, coût, délais, sécurité etc.

Si les pré-requis présentés ci-dessus sont réunis, le contract manager est en mesure d’apporter une double sécurisation des objectifs des projets :

– le suivi rigoureux des obligations contractuelles permet la mise en évidence et le traitement en amont de toute dérive afin d’en réduire les impacts associés ;

– la vision long terme apportée par le contract manager permet de réaliser à temps les arbitrages nécessaires au succès du projet et ainsi d’éviter certains évènements indésirables, ou à défaut de renforcer la position du donneur d’ordres vis-à-vis des conséquences de ceux-ci.

Aujourd’hui, dans un contexte de volonté croissante de maîtrise des investissements et de réduction des risques industriels vis-à-vis des populations et de l’environnement, cette double approche fait du contract manager un acteur majeur de la stratégie de sécurisation des grands projets industriels.

Clément SORIN

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